RODO - INFORMATOR DLA KONTRAHENTÓW
I. INFORMACJE OGÓLE
1. Kontrahent w rozumieniu niniejszego dokumentu jest podmiotem współpracującym lub zainteresowanym współpracą z firmą Zielone Oko - Ada Okrasińska.
2. Administratorem danych osobowych pochodzących od kontrahentów firmy Zielone Oko - Ada Okrasińska jest firma Zielone Oko - Ada Okrasińska, ul. Armii Krajowej 25/7, 58-100 Świdnica, NIP: 884-212-27-71, REGON: 021492739 (dalej: „Firma”).
3. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest, w zależności od wykonywanych czynności:
1) przekazanie firmie danych osobowych w celach marketingowych (np. podarowanie wizytówki, zamieszczenie maila z danymi osobowymi w stopce etc.)
2) przekazanie firmie danych osobowych w celach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny, listy polecające)
3) zawarcie i wykonanie umowy z firmą Zielone Oko - Ada Okrasińska;
4) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na firmie (np. wystawienie faktury);
5) inna forma zgody wyrażona przez kontrahenta.
4. Firma Zielone Oko - Ada Okrasińska w celach ochrony posiadanych danych osobowych ma ustanowionego administratora tych danych. Do administratora można zwrócić się z każdym pytaniem pod następującymi danymi kontaktowymi: Administrator Danych Osobowych w firmie Zielone Oko - Ada Okrasińska, ul. Armii Krajowej 25/7, 58-100 Świdnica, e-mail: admin@zieloneoko.pl.
II. CEL PRZETWARZANIA PRZEZ FIRMĘ DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW
1. Dane osobowe kontrahentów nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Kontrahenta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na Kontrahenta.
2. Firma przetwarza dane które zostały:
1) przekazane firmie bezpośrednio od Kontrahenta;
2) przekazane przez podmioty, który zawarły z Firmą umowę o świadczenie usług na rzecz podmiotów trzecich;
3) ze źródeł publicznie dostępnych, np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy innych podobnych źródeł.
3. Firma przetwarza następujące dane:
1) dane kontaktowe;
2) dane wymagane do identyfikacji na potrzeby zawarcia umowy, wykonania usługi i wystawienia faktury, etc.;
3) dane wymagane w procesie rekrutacji;
4) dane identyfikacyjne niezbędne do świadczenia usług firmy
4. Dane osobowe Kontrahentów przetwarzane są w jednym lub więcej spośród następujących celów:
1) w celu realizacji działań wykonywanych na żądanie Kontrahenta przed zawarciem umowy;
2) w celu zawarcia i wykonania umowy, którą Kontrahent zawarł z Firmą;
3) w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Firmie, np. złożenie wniosków administracyjnych, wystawienia faktury/rachunku;
4) w celach marketingowych usług Firmy.
5. Dane Kontrahenta mogą być ujawniane odbiorcom, w postaci podmiotów współpracujących z Firmą i wykonujących zadania na rzecz i zlecenie Firmy. W takim przypadku Firma zawiera z tymi podmiotami umowę zapewniająca bezpieczeństwo danych Kontrahenta.
III. UPRAWNIENIA KONTRAHENTÓW WOBEC FIRMY W ZAKRESIE PRZETWARZANYCH DANYCH
1. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych Kontrahenta następuje w celu wykonania umowy z Firmą, podanie przez Kontrahenta tych danych może być warunkiem zawarcia tej umowy. (Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy). Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy.
2. Firma jest gwarantem spełnienie praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. prawo sprostowania oraz usunięcia danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
3. Kontrahent ma prawo w każdej chwili cofnąć każdą zgodę udzieloną Firmie w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji.
4. W celu cofnięcia zgód Kontrahent przesyła e-mail, dzwoni lub przesyła wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane wcześniej dane kontaktowe administratora danych .
5. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób; jedynym warunkiem jest przekazanie woli do wiadomości Firmy.
6. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych Kontrahenta przed jego dokonaniem
7. Kontrahent ma prawo wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej.
8. Wszelkie skargi na przetwarzanie danych osobowych przez firmę można kierować do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
IV. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW
1. Dane osobowe Kontrahentów będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do:
1) wykonania umowy łączącej Kontrahenta z Firmą;
2) wykonania umowy zawartej przez inny podmiot na rzecz Kontrahenta;
3) przeprowadzenia procesu lub procesów rekrutacji;
2. Dane osobowe Kontrahenta o mniejszej wrażliwości zawarte w postaci danych kontaktowych korespondencji mailowej przechowywane są na komputerach poszczególnych pracowników Firmy bez wyszczególniania długości okresu przechowywania. Kontrahent zawsze może się zwrócić z prośbą o usunięcie także wszelkich danych wynikających z korespondencji mailowej.
3. Dane osobowe Kontrahenta o mniejszej wrażliwości zawarte w postaci danych kontaktowych na kartach wizytowych lub innych materiałach marketingowych przechowywane są przez poszczególnych pracowników Firmy bez wyszczególniania długości okresu przechowywania. Kontrahent zawsze może się zwrócić z prośbą o usunięcie takich danych.
4. Firma za zgodą Kontrahenta dopuszcza możliwość przechowywania wybranych danych procesu rekrutacji także w przypadku braku podjęcia współpracy w konkretnym procesie rekrutacyjnym. Wynika to z zapewnienia możliwości skontaktowania się z wybranym kandydatem także po ustaniu procesu rekrutacji. W tym wypadku dane te będą przechowywane przez upoważnionych pracowników Firmy bez wyszczególniania długości okresu przechowywania. Kontrahent zostanie powiadomiony o chęci Firmy do przechowania jego danych i zawsze może się zwrócić z prośbą o ich usunięcie.
5. Jeśli dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych to te dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.
6. Dane przetwarzane na podstawie zgody Firma przetwarza do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.
7. Jeśli dane osobowe Kontrahenta będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (tzn. gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z Firmą na rzecz Kontrahenta), to dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę tego przetwarzania.
IV. DODATKOWE USTALENIA
W przypadku potrzeby określenia indywidualnych ustaleń dotyczących przetwarzania danych osobowych, Firma może uregulować je w formie odrębnych umów, regulaminów lub zobowiązań.
1. Kontrahent w rozumieniu niniejszego dokumentu jest podmiotem współpracującym lub zainteresowanym współpracą z firmą Zielone Oko - Ada Okrasińska.
2. Administratorem danych osobowych pochodzących od kontrahentów firmy Zielone Oko - Ada Okrasińska jest firma Zielone Oko - Ada Okrasińska, ul. Armii Krajowej 25/7, 58-100 Świdnica, NIP: 884-212-27-71, REGON: 021492739 (dalej: „Firma”).
3. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest, w zależności od wykonywanych czynności:
1) przekazanie firmie danych osobowych w celach marketingowych (np. podarowanie wizytówki, zamieszczenie maila z danymi osobowymi w stopce etc.)
2) przekazanie firmie danych osobowych w celach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny, listy polecające)
3) zawarcie i wykonanie umowy z firmą Zielone Oko - Ada Okrasińska;
4) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na firmie (np. wystawienie faktury);
5) inna forma zgody wyrażona przez kontrahenta.
4. Firma Zielone Oko - Ada Okrasińska w celach ochrony posiadanych danych osobowych ma ustanowionego administratora tych danych. Do administratora można zwrócić się z każdym pytaniem pod następującymi danymi kontaktowymi: Administrator Danych Osobowych w firmie Zielone Oko - Ada Okrasińska, ul. Armii Krajowej 25/7, 58-100 Świdnica, e-mail: admin@zieloneoko.pl.
II. CEL PRZETWARZANIA PRZEZ FIRMĘ DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW
1. Dane osobowe kontrahentów nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Kontrahenta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na Kontrahenta.
2. Firma przetwarza dane które zostały:
1) przekazane firmie bezpośrednio od Kontrahenta;
2) przekazane przez podmioty, który zawarły z Firmą umowę o świadczenie usług na rzecz podmiotów trzecich;
3) ze źródeł publicznie dostępnych, np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy innych podobnych źródeł.
3. Firma przetwarza następujące dane:
1) dane kontaktowe;
2) dane wymagane do identyfikacji na potrzeby zawarcia umowy, wykonania usługi i wystawienia faktury, etc.;
3) dane wymagane w procesie rekrutacji;
4) dane identyfikacyjne niezbędne do świadczenia usług firmy
4. Dane osobowe Kontrahentów przetwarzane są w jednym lub więcej spośród następujących celów:
1) w celu realizacji działań wykonywanych na żądanie Kontrahenta przed zawarciem umowy;
2) w celu zawarcia i wykonania umowy, którą Kontrahent zawarł z Firmą;
3) w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Firmie, np. złożenie wniosków administracyjnych, wystawienia faktury/rachunku;
4) w celach marketingowych usług Firmy.
5. Dane Kontrahenta mogą być ujawniane odbiorcom, w postaci podmiotów współpracujących z Firmą i wykonujących zadania na rzecz i zlecenie Firmy. W takim przypadku Firma zawiera z tymi podmiotami umowę zapewniająca bezpieczeństwo danych Kontrahenta.
III. UPRAWNIENIA KONTRAHENTÓW WOBEC FIRMY W ZAKRESIE PRZETWARZANYCH DANYCH
1. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych Kontrahenta następuje w celu wykonania umowy z Firmą, podanie przez Kontrahenta tych danych może być warunkiem zawarcia tej umowy. (Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy). Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy.
2. Firma jest gwarantem spełnienie praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. prawo sprostowania oraz usunięcia danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
3. Kontrahent ma prawo w każdej chwili cofnąć każdą zgodę udzieloną Firmie w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji.
4. W celu cofnięcia zgód Kontrahent przesyła e-mail, dzwoni lub przesyła wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane wcześniej dane kontaktowe administratora danych .
5. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób; jedynym warunkiem jest przekazanie woli do wiadomości Firmy.
6. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych Kontrahenta przed jego dokonaniem
7. Kontrahent ma prawo wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej.
8. Wszelkie skargi na przetwarzanie danych osobowych przez firmę można kierować do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
IV. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW
1. Dane osobowe Kontrahentów będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do:
1) wykonania umowy łączącej Kontrahenta z Firmą;
2) wykonania umowy zawartej przez inny podmiot na rzecz Kontrahenta;
3) przeprowadzenia procesu lub procesów rekrutacji;
2. Dane osobowe Kontrahenta o mniejszej wrażliwości zawarte w postaci danych kontaktowych korespondencji mailowej przechowywane są na komputerach poszczególnych pracowników Firmy bez wyszczególniania długości okresu przechowywania. Kontrahent zawsze może się zwrócić z prośbą o usunięcie także wszelkich danych wynikających z korespondencji mailowej.
3. Dane osobowe Kontrahenta o mniejszej wrażliwości zawarte w postaci danych kontaktowych na kartach wizytowych lub innych materiałach marketingowych przechowywane są przez poszczególnych pracowników Firmy bez wyszczególniania długości okresu przechowywania. Kontrahent zawsze może się zwrócić z prośbą o usunięcie takich danych.
4. Firma za zgodą Kontrahenta dopuszcza możliwość przechowywania wybranych danych procesu rekrutacji także w przypadku braku podjęcia współpracy w konkretnym procesie rekrutacyjnym. Wynika to z zapewnienia możliwości skontaktowania się z wybranym kandydatem także po ustaniu procesu rekrutacji. W tym wypadku dane te będą przechowywane przez upoważnionych pracowników Firmy bez wyszczególniania długości okresu przechowywania. Kontrahent zostanie powiadomiony o chęci Firmy do przechowania jego danych i zawsze może się zwrócić z prośbą o ich usunięcie.
5. Jeśli dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych to te dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.
6. Dane przetwarzane na podstawie zgody Firma przetwarza do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.
7. Jeśli dane osobowe Kontrahenta będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (tzn. gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z Firmą na rzecz Kontrahenta), to dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę tego przetwarzania.
IV. DODATKOWE USTALENIA
W przypadku potrzeby określenia indywidualnych ustaleń dotyczących przetwarzania danych osobowych, Firma może uregulować je w formie odrębnych umów, regulaminów lub zobowiązań.